TROUSSE D’OUTILS EN PERSPICACITÉ POLITIQUE :
LES MÉDIAS
La gestion des relations avec les médias
- Pour présenter le point de vue de la municipalité de façon positive et ainsi contrebalancer la couverture médiatique négative.
- Pour informer la communauté au besoin, les médias servant de moyens de communication directe.
- Pour appuyer la planification de base dans la préparation aux situations d’urgence, les médias servant de moyens de communication avec les intervenants en situation de crise.
Pour ces raisons, la tactique clé de la stratégie de communication de votre municipalité devrait s’appuyer sur la couverture médiatique. Outre les avis publics nécessaires, les médias devraient être utilisés pour faire connaître les initiatives ou les changements importants dans la communauté, surtout s’ils ont une grande incidence sur le public. Les relations avec ces organisations vous permettront d’obtenir gratuitement du contenu rédactionnel pour parler des grands enjeux de votre municipalité. En leur absence, votre municipalité pourrait être forcée de se rabattre sur le contenu publicitaire, moins susceptible de recevoir de l’attention.
Les médias doivent toujours être traités avec respect. Vous augmentez ainsi la probabilité qu’ils vous rendent la pareille et qu’ils manifestent de la déférence à votre égard et à celui de l’administration. Mettez-vous un ou une journaliste à dos et votre municipalité sera très probablement présentée sous un jour négatif dans toute l’actualité. Pour montrer votre bonne foi, faites preuve de stratégie en communiquant avec des journalistes avant qu’ils vous contactent. Vous démontrerez ainsi votre transparence et votre volonté de partager l’information, lorsqu’il y a lieu.
Étude de cas :
La communication avec les médias
Tous les membres du personnel doivent se familiariser avec ces protocoles médiatiques et comprendre leurs limites. N’oubliez pas que rien n’est jamais « privé ». Tout renseignement confié à un journaliste, qu’il soit officiel ou non, est susceptible d’être publié. Si vous avez une équipe de communication, demandez-lui de rédiger des messages qui pourront être utilisés avec les médias et de vous préparer aux entrevues.
Il est particulièrement important de nommer un porte-parole lors de situations de crise afin d’assurer la cohérence dans les messages. Il sera également utile de prévoir des séances d’information à l’intention des médias. Le personnel pourra ainsi se concentrer sur les urgences plutôt que de répondre aux demandes des journalistes. Et s’il survient une situation imminente ou urgente, le ou la porte-parole pourra toujours réunir les médias.
Si votre municipalité s’adresse souvent aux médias, il serait peut-être bon de former les personnes autorisées à s’exprimer en son nom. Nombreux sont les consultants qui proposent divers types de formation sur les médias, allant de la rédaction de messages à un apprentissage complet sur l’expression devant une caméra et à la radio. Les tarifs vont de quelques milliers à des dizaines de milliers de dollars. Faites des recherches et choisissez ce qui convient le mieux aux besoins de votre municipalité. Lorsque vous recherchez des formateurs qualifiés sur les médias, optez pour ceux qui peuvent s’adapter aux besoins de votre organisation plutôt que de proposer une solution toute faite. La formation devrait comprendre des simulations d’entrevue suivies de critiques pour chaque personne participante.
Études de cas :
- Gestion des médias pendant une crise
- Formation aux relations avec les médias
- Négociations syndicales
Autre ressource :
- Siegel, D. Leaders in the Shadows: The Leadership Qualities of Municipal Chief Administrative Officers.
Les entrevues avec les médias
Avant l’entrevue
• Les occasions associées aux entrevues
Les entrevues avec les médias sont d’excellentes occasions de transmettre les messages de votre municipalité au public. Autant que possible, cherchez à savoir qui est l’intervieweur et ce qu’il veut savoir. Informez-vous sur la durée de la version qui sera diffusée. S’il s’agit d’une entrevue à la télévision ou à la radio, demandez si elle aura lieu en direct ou si elle est enregistrée et si elle se fera par téléphone ou en studio. Ces renseignements vous aideront à planifier vos réponses. Si vous en avez le temps, faites des recherches sur le lectorat de la publication ou l’auditoire de la station et préparez-vous en revoyant les messages clés et en anticipant les questions.
• Renseignez-vous sur votre public ou auditoire
Lorsque vous rédigez des messages clés, tenez compte de l’opinion des membres du public. Ont-ils des questions auxquelles vous devrez répondre? Lorsqu’un sujet nous tient à cœur, nous avons tendance à penser que tout le monde partage notre point de vue. Mais il est rare que ce soit le cas. Pensez à profiter de l’entrevue pour informer votre public de la position de la municipalité et des raisons pour lesquelles elle l’a adoptée.
• Heure ou date de tombée et demande de questions à l’avance
Bien souvent, les journalistes doivent respecter des délais serrés. Vous devriez donc commencer par vous renseigner sur leur échéance. Ensuite, il est raisonnable de demander un peu de temps pour rassembler tous les faits. Bien que ce ne soit pas toujours possible, essayez de cerner le sujet ou la perspective (angle) de l’article avant de répondre. Une stratégie souvent efficace consiste à demander au journaliste de vous envoyer les questions à l’avance afin que vous puissiez préparer vos réponses si vous avez le temps de le faire. Il est alors impératif de faire le suivi dans les délais convenus. Dites-vous bien que l’article sera publié avec ou sans votre participation.
• Préparation des messages clés
Préparez un maximum de trois messages clés à transmettre aux médias. Exercez-vous en veillant à ce que vos propos soient clairs et concis. Ne laissez aucune place à l’interprétation. Vous devez les rédiger sans perdre votre public de vue. Par exemple, si vous parlez d’un problème d’impôt municipal (taxe municipale) qui touche les résidents, imaginez-vous à leur place lorsque vous choisissez les mots clés. La configuration ou la structure des messages peut vous guider et orienter votre contenu. Un modèle est joint à cette section sous forme de ressource téléchargeable.
Pendant l’entrevue
• Début de l’entrevue
Présentez-vous poliment, souriez et serrez la main du journaliste ou reporter. Si l’entrevue est enregistrée, demandez-lui si vous pouvez dire et épeler votre nom et votre poste. Vous vous assurerez ainsi qu’on ne fera pas d’erreur.
• Méthode en trois temps
Prenez acte de la question.
Faites la transition à l’aide de formules comme « je vous remercie pour votre question, mais ce qui importe le plus dans l’immédiat, c’est… », « il serait plus exact de dire que… », « c’est possible, mais il est plus important de », etc.
Passez au contenu (livrez vos messages clés).
• Temps morts
Lorsque vous parlez à des journalistes, n’oubliez jamais que rien ne vous oblige à combler les temps morts. Ils feront des pauses dans la conversation pour vous permettre de développer le sujet. Il est préférable de vous en tenir à vos messages clés. Le journaliste passera à la question suivante lorsqu’il verra que vous n’avez plus rien à dire.
À la fin de l’entrevue, les journalistes vous demanderont souvent si vous avez quelque chose à ajouter. Essayez de ne pas tomber dans le piège en vous écartant du sujet. Profitez plutôt de l’occasion pour renforcer vos deux ou trois messages et terminer l’entrevue sur une note positive.
• Questions biaisées
Les journalistes ont tendance à poser des questions biaisées, suggestives. Elles commencent souvent par « Et si… », « Comment se fait-il que… », « Supposons que… », etc. Évitez de dire quelque chose qui ne peut pas être confirmé et de répéter la phrase négative ou biaisée dans votre réponse. Sinon, vos paroles pourraient être déformées et donner l’impression que vous êtes d’accord avec l’énoncé de la personne qui vous interviewe.
• « Pas de commentaires » – une erreur à ne pas faire
Évitez à tout prix de dire « Pas de commentaires », car cela sous-entend que la question a sa raison d’être, mais que vous refusez d’y répondre. Le public pourrait aussi y voir de la culpabilité ou une manière d’éviter un problème. Dites plutôt que vous êtes dans l’impossibilité de répondre (p. ex. confidentialité, vie privée, examen encore en cours, etc.). Si possible, indiquez quand l’information pourrait être disponible.
• Répondre ou ne pas répondre… là est la question
En tant que DG, vous devez évaluer quand il convient de répondre aux médias et quand il est préférable de ne pas le faire. Lorsqu’une municipalité commente une situation, celle-ci prendra de l’ampleur. Il est donc parfois préférable de ne rien dire et de laisser les choses tomber dans l’oubli. Mais si la municipalité donne l’impression d’éviter une question litigieuse en ne répondant pas, ce n’est pas la meilleure stratégie. Pour prendre une décision, il faut faire preuve de perspicacité politique et évaluer toutes les répercussions.
• Rien n’est jamais « privé »
Tout ce que vous dites aux médias devient du domaine public. Le fait de demander à un journaliste de « garder l’information pour lui » n’y change rien, car il risque de l’utiliser à n’importe quel moment.
Cette section propose une courte liste de vérification pour l’entrevue avec les médias sous forme de ressource téléchargeable. Elle vous aidera à garder ces éléments en tête.
« Une question ne peut pas être mauvaise… seule la réponse peut l’être. »
Après l’entrevue
Une fois l’entrevue terminée, ne vous exprimez plus sur le sujet. Rien ne dit qu’un microphone ne continue pas à enregistrer vos commentaires. Remerciez plutôt la personne et demandez-lui si elle a tout ce qu’il lui faut.
Si on vous demande un suivi, donnez votre carte professionnelle ou celle de votre équipe de communication et suggérez qu’on vous envoie les questions par courriel. Cherchez à savoir quand l’entrevue sera diffusée ou publiée. Si elle est enregistrée, demandez qu’on vous envoie un lien vers le clip terminé, ou encore le clip lui-même que vous pourrez conserver.
Faites toujours preuve de politesse et de cordialité. Les journalistes doivent faire leur travail. N’oubliez jamais qu’ils sont un moyen de transmettre des informations importantes à vos intervenants, qui sont également représentatifs de l’opinion publique.
Ressources téléchargeables :
aller à la section suivante
Le mentorat
BP 128, Succursale A
Fredericton, NB E3B 4Y2
CANADA
BP 128, Succursale A
Fredericton, NB E3B 4Y2
CANADA
L’utilisation des médias sociaux
Un des principaux avantages pour les municipalités réside dans la possibilité d’échanger rapidement et honnêtement avec les contribuables sur des questions importantes. Il est plus facile de faire preuve de franchise derrière un écran que face-à-face et, par conséquent, les médias sociaux sont devenus un outil essentiel de la participation citoyenne et pour apprendre ce que pensent réellement les citoyens d’un sujet actuel. Ils constituent aussi un moyen d’alerter les citoyens lors de situation d’urgence et, dans notre monde moderne, de leur faire parvenir certains renseignements ou de les informer de la tenue d’audiences ou de réunions publiques.
Mais le monde des communications en ligne présente également sa part de pièges et de défis. Les fausses nouvelles et les fausses informations peuvent se propager rapidement et facilement sur les réseaux sociaux. De plus, il est très difficile d’enrayer la prolifération d’informations qui attirent l’attention et qui sont inexactes et relayées sur Internet par des ragots et des rumeurs. Et la situation est pire encore lorsque des informations négatives, mais exactes occupent toute la place.
Quelle est la meilleure manière de combattre la désinformation pour une municipalité? En créant une présence forte et active capable d’atteindre efficacement le public.
Les municipalités devraient investir dans les médias sociaux. Tout comme un camion de pompiers qui reste au garage la plupart du temps, mais s’avère très utile en cas de besoin, les médias sociaux risquent de susciter peu d’intérêt au quotidien, mais joueront un rôle vital lorsqu’une alerte critique de la sécurité publique devra être diffusée aux résidents. Prenons par exemple les incendies de forêt de Fort McMurray, en 2016, pendant lesquels les médias sociaux ont joué un grand rôle pour protéger les résidents lors de l’évacuation massive. Et lorsque, deux ans plus tard, Darcy Allen, l’ancien chef des pompiers, a été interrogé sur l’utilisation des médias sociaux pour gérer l’urgence de l’époque, il a répondu « ça a marché » (Wood, 2018). Il est donc vivement conseillé aux municipalités d’utiliser les médias sociaux et d’y établir rapidement leur présence. En créant des comptes actifs et en acceptant les résidents dès maintenant, vous préparerez le terrain pour les moments où vous en aurez besoin pour gérer un problème ou une crise.
L’efficacité de la présence sur les médias sociaux tient en partie aux ressources qui y sont consacrées, souvent sous la forme d’heures de travail. Pourtant, cette tâche finit souvent par aboutir sur le bureau d’un employé déjà débordé. Votre organisation aurait tout intérêt à la confier à un membre de votre équipe de communication qui a de l’expérience dans les médias sociaux ou à envoyer un membre du personnel suivre une formation sur le sujet. Il existe aussi de nombreux sous-traitants spécialisés qui pourraient vous aider.
Pratiques exemplaires en matière de médias sociaux
Pour les municipalités présentes sur les réseaux sociaux, il est important de donner de l’information de manière régulière, rapide, transparente et honnête. Il est également crucial de répondre non seulement aux commentaires positifs, mais aussi aux négatifs.
• Publier régulièrement des nouvelles
Les médias sociaux sont conçus pour y publier des mises à jour et des communications régulières. Les plateformes sociales comme Facebook et Instagram ont fait campagne contre les pages mal gérées et sous-exploitées qui ont été créées, mais qui sont rarement utilisées. Des algorithmes ont aussi été créés pour éliminer le contenu des organisations qui publient rarement ou donnent des informations de mauvaise qualité.
Par conséquent, si votre municipalité ne publie qu’une fois par mois (ou moins), ne télécharge jamais de contenu d’autres sites (p. ex., partage entre des sites de médias sociaux ou liens vers d’autres sites) ou ne crée pas de messages faisant réagir vos abonnés, vos publications sont peu susceptibles d’apparaître dans le fil de nouvelles de vos résidents. Les plateformes sociales veulent que les utilisateurs les trouvent utiles et ne soient pas inondés de publications de mauvaise qualité de type pourriel. Tout ce qui n’est pas intéressant et n’attire pas l’attention risque de passer inaperçu. De plus, le fait d’ignorer les demandes de renseignements provenant de vos réseaux sociaux risque également de nuire à votre réputation en ligne et à votre présence sur les réseaux sociaux.
Les pratiques exemplaires en matière de gestion des médias sociaux consistent à publier au moins deux ou trois fois par semaine sur chaque plateforme et à répondre rapidement aux questions. Et il est important de répondre aux commentaires négatifs comme aux positifs. Bien qu’il soit facile d’accepter les éloges et d’exprimer sa gratitude, il est tout aussi utile de répondre aux critiques par des explications, des renseignements, des excuses ou une solution.
• Communiquer tôt et souvent
En situation d’urgence, ou même dans le fonctionnement quotidien d’une organisation, il est facile de se laisser absorber par le travail et d’en oublier de tenir les autres au courant. Même les professionnels de la communication s’y laissent prendre. Pourtant, il est essentiel de garder le plus possible le contrôle de l’information sur votre organisation.
Vous devriez être la première personne à informer le public des nouvelles règles ou politiques qui les concernent et vous devriez assurer une communication rapide et continue en cas d’urgence. Vous ferez ainsi des médias sociaux le canal privilégié pour diffuser l’information de votre municipalité. Il est également important de fournir des mises à jour après la communication initiale pour entretenir cette confiance et vous assurer que ce que vous diffusez passe avant les autres informations circulant sur Internet.
Si vous ne détenez pas toute l’information et tous les faits, il est plus important de le dire et de transmettre ce que vous savez aux résidents et aux contribuables que d’éviter la conversation et de laisser la rumeur s’emballer. En particulier, dans les situations d’urgence où les gens peuvent avoir peur pour leur sécurité, il est crucial de fournir toutes les bribes d’information publique disponible le plus tôt possible. Même s’il ne s’agit que d’une déclaration à chaud pour dire qu’il s’est passé quelque chose, que les services d’urgence sont intervenus pour régler la situation et que vous ferez le point dès que vous aurez d’autres nouvelles, il est préférable de diffuser l’information depuis votre municipalité plutôt que de garder le silence. Par ailleurs, si un autre organisme doit informer le public (service d’incendie, police, etc.), il est tout aussi important d’y renvoyer les résidents et les contribuables plutôt que vers votre administration.
• Faire preuve de transparence et d’honnêteté
Il est toujours un peu stressant de publier de l’information sur un support aussi exposé au public que les médias sociaux. Celles et ceux qui doivent approuver le message peuvent hésiter à se montrer aussi transparents et honnêtes qu’ils le devraient de peur que ce qui se dit soit mal interprété ou pris de travers. Mais vu la rapidité à laquelle les nouvelles se propagent dans notre monde moderne, c’est une attitude indispensable dans toutes vos communications en ligne. Ce que vous ne dites pas, quelqu’un d’autre le dira.
• Gérer les attaques frontales
Nul n’ignore que les médias sociaux donnent aussi lieu à des tweets insultants, à des rumeurs en ligne et, plus grave encore, à de l’intimidation. Le fait de se trouver derrière un écran procure un faux sentiment de sécurité qui incite certains à livrer leurs pensées sans aucune délicatesse. De ce fait, les médias sociaux sont le meilleur endroit pour prendre connaissance des critiques dont votre conseil municipal et votre administration font l’objet.
Il peut être tentant d’ignorer ce qui dérange, d’attribuer le négatif à ces résidents dérangés qui ne pensent qu’à se défouler ou se plaindre, et de passer à autre chose. Mais il ne faut pas oublier qu’il y a du bon dans tout. Voilà l’occasion parfaite d’en savoir plus sur les préoccupations des résidents et de mieux les informer sur les initiatives et les politiques de la municipalité. C’est même une bonne occasion de faire connaître aux contribuables les réalisations et les solutions mises en place par l’administration et le conseil municipal. Le simple fait de prendre le temps de présenter des excuses à une personne mécontente peut jouer un grand rôle pour renforcer la confiance de votre communauté dans son administration et, par conséquent, dans le conseil. Tout ce que vous pourrez faire pour donner une image positive de l’organisation municipale aidera à convaincre le conseil de vos aptitudes à la politique.
Stratégies d’utilisation des médias sociaux par les petites municipalités
Pour les petites municipalités, il peut être difficile de suivre le rythme des médias sociaux, surtout si c’est un employé qui s’en occupe de manière occasionnelle. Voici quelques stratégies pour entretenir l’activité de vos comptes :
• Confier le mandat à quelqu’un
Collaborez avec un consultant qui a suivi une formation en médias sociaux pour concevoir une stratégie et gérer vos publications, afin d’aller alléger votre charge de travail et celle de votre personnel. Non seulement les spécialistes du domaine planifieront un contenu de qualité, mais ils veilleront également à ce que les demandes de renseignements des résidents reçoivent des réponses et à ce que vos comptes sociaux soient bien gérés.
• Avoir recours à des outils de réponse automatique
Nombreux sont les sites de médias sociaux qui proposent un système de messagerie permettant de configurer des réponses automatiques. Vous pourrez y entrer le message que vous voulez. Par exemple, « Merci de nous avoir contactés. Nous répondrons à votre demande dans un ou deux jours ouvrables. » ou « Merci pour votre demande. Nous consultons ce compte tous les vendredis. Si vous avez besoin d’aide plus rapidement, appelez la municipalité au ____. ». Les réponses automatiques réduisent le temps consacré à accuser réception des messages et informent les demandeurs du moment auquel ils peuvent espérer une réponse.
• Donner accès aux autres
Les plateformes de médias sociaux vous permettent d’attribuer différents niveaux d’autorisation à d’autres utilisateurs. Il peut être utile d’accorder l’accès à des membres clés d’autres ministères (travaux publics, loisirs, gestion des urgences, etc.) afin qu’ils puissent afficher leurs propres événements au besoin. De cette manière, les ministères qui ont besoin de communiquer immédiatement des renseignements importants au public (p. ex. rupture de conduite d’eau) pourront les afficher directement sans perdre de temps à contacter quelqu’un d’autre. Pour accorder l’accès à d’autres personnes, votre municipalité devra créer des politiques et des procédures détaillées sur les médias sociaux afin de s’assurer que tous connaissent les règles sur ce qui peut et ne peut pas être affiché et adoptent un ton et un style similaires lorsqu’ils représentent la municipalité.
• Établir clairement les objectifs de la page
Si votre municipalité n’a ni le temps ni les ressources nécessaires pour des publications régulières, informez clairement le public de l’objectif de vos pages de médias sociaux. Par exemple, il se peut que vous ne l’utilisiez que pour des avis importants et des mises à jour sur les urgences. Si c’est le cas, indiquez-le dans la description et demandez à vos abonnés de s’inscrire pour être informés de vos publications afin de pouvoir les consulter. Si vous ne vérifiez pas régulièrement vos messages, configurez une réponse automatique pour informer le public et lui demander de vous contacter par un autre moyen.
• Choisir ses plateformes de manière stratégique
Chacun des médias sociaux privilégie une forme de communication. Il n’est donc pas nécessaire de tous les utiliser. Par exemple, Facebook est parfait pour les événements, les nouvelles et les mises à jour périodiques. Twitter est adapté aux communications brèves, mais importantes et pour faire partager des liens. C’est aussi devenu une plateforme incontournable pour les communications d’urgence. Instagram est plus visuel, et chaque message doit être accompagné d’images qui attirent l’attention. En revanche, il est impossible d’insérer des liens dans les commentaires, ce qui exclut de partager des articles ou de se connecter à d’autres sites. YouTube est très efficace pour diffuser des vidéos d’information. Examinez ce que propose chaque plateforme et choisissez seulement celles qui favorisent un but stratégique de votre municipalité.
Politique et lignes directrices en matière de médias sociaux
Les médias sociaux font maintenant partie des piliers des communications municipales. Par conséquent, chaque municipalité doit se doter d’une politique qui régit leur utilisation par l’organisation ainsi que par les représentants élus et le personnel administratif. En plus de définir ce qui peut et ne peut pas être publié sur les comptes de la municipalité et de donner des lignes directrices sur les interactions avec le public, ce document doit exposer les protocoles que doivent respecter le conseil municipal et le personnel lorsqu’il s’agit de faire partager des informations de la municipalité sur leurs comptes personnels. Bien qu’il n’y ait pas de problème à ce que des personnes relaient sur leur compte des renseignements provenant de pages municipales, elles doivent savoir qu’il est inacceptable d’exprimer des opinions personnelles sur des questions municipales. Les politiques sur les médias sociaux peuvent être intégrées à une politique de communication globale ou faire l’objet d’un document distinct.
Une formation sur les médias sociaux permettra de définir ce qui est acceptable et ce qui ne l’est pas. Elle devra indiquer pour quelle raison, quand et comment recourir aux médias sociaux. Il est souvent recommandé aux conseillers de créer une page à part concernant leur fonction, qu’ils utiliseront pour échanger avec les contribuables et afficher des renseignements. Cette pratique contribue à faire la distinction entre la vie personnelle et les activités professionnelles d’un élu.
Il faut toutefois souligner qu’il est pratiquement impossible pour des personnalités publiques, comme les élus, de se soustraire complètement à l’attention du public. Les personnalités publiques se doivent d’agir comme si elles ne quittaient jamais ce rôle. Pour elles, il n’y a pas de pause et elles n’ont pas le pouvoir de revenir dans la sphère du privé, à l’abri de tous les regards.
Tout ce qui se dit, même si c’est sur un compte personnel, sera associé à la charge publique de la personne visée. Il est par conséquent impératif que ceux et celles qui travaillent dans le public soient attentifs à leur présence dans le domaine social. Tout ce qui est en ligne reste à jamais accessible à chacun. Cette vérité s’applique aussi bien aux employés municipaux qu’aux conseillers municipaux. Une fois qu’on vous associe à la municipalité de quelque façon que ce soit, on vous percevra comme une ou un de ses représentants et vous devrez dès lors faire très attention à votre activité en ligne. Bien que personne ne puisse vous attaquer pour des tweets imprudents ou des publications indélicates, vous risquez cependant de perdre toute crédibilité pour ce qui est de gouverner ou d’agir au nom de votre communauté.